🤖

CRM Ventas — Bot de WhatsApp

Guía completa de uso para el equipo de ventas de ruta de Eficaxx. Gestiona contactos, activa el agente de IA y planifica rutas — todo desde WhatsApp.

Contenido

🚀 Cómo iniciar
⌨️ Comandos por texto
🗣️ Comandos por voz
📝 Modo Crear
🔎 Modo Buscar
✏️ Modo Modificar
🤖 Modo Agente
🗺️ Modo Ruta
⏱️ Sesiones y timeout
⚡ Voz vs Texto
📎 Referencia rápida
🔧 Arquitectura técnica

Envía cualquier mensaje al número del bot. Si no reconoce un comando específico, te saludará por tu nombre y mostrará las opciones principales como botones interactivos.

Ejemplos para iniciar

Escribes o dices	Qué pasa
`Hola`	El bot te saluda y muestra los botones principales
`Buen día`	Saludo personalizado + botones
`Hola buen día, qué hay para hoy`	Cualquier texto libre dispara el saludo
🎤 "Hola" (nota de voz)	La voz se transcribe y funciona como texto

Botones del menú principal

📇 Contacto 🤖 Modo Agente 🗺️ Ruta

Al presionar Contacto aparecen dos sub-opciones:

📝 Crear Contacto 🔎 Buscar Contacto

Escribe estos comandos en cualquier momento sin navegar por botones. Todos usan el prefijo / seguido de la palabra clave.

Comando	Qué activa	Ejemplo
`/agente`	Modo Agente	`/agente`
`/ruta`	Modo Ruta	`/ruta`
`/crear`	Modo Crear Contacto	`/crear`
`/buscar [query]`	Modo Buscar Contacto	`/buscar Don Pedro`
`/modificar [id]`	Modo Modificar Contacto	`/modificar CLI_0011`

⚠️ Nota sobre modificar: Necesitas el ID del cliente (formato CLI_XXXX). Si no lo conoces, primero usa /buscar para encontrarlo.

Lenguaje natural (también funciona por texto)

Escribes	Modo que se activa
`Activa modo agente`	Agente
`Activa modo ruta` / `Arma una ruta`	Ruta
`Crea un contacto` / `Nuevo contacto`	Crear
`Busca el contacto Don Pedro`	Buscar (query: "Don Pedro")
`Contacto`	Submenú Crear/Buscar

La gran ventaja de la voz es que puedes enviar un comando completo con todos los datos en un solo mensaje de audio. El bot usa IA para transcribir tu voz y extraer automáticamente la intención y los campos.

Ejemplos de notas de voz

🎤 "Crea un nuevo contacto, el negocio se llama Abarrotes Don Luis, el contacto es Luis Martínez, teléfono 81 1234 5678, zona centro, es un cliente potencial, monto potencial cinco mil pesos"

→ Modo Crear con todos los campos poblados automáticamente.

🎤 "Activa modo agente, dime cuánto monto tengo en consignación en la zona centro"

→ Modo Agente con el comando específico.

🎤 "Busca el contacto de la tienda El Faro"

→ Modo Buscar con query "El Faro".

🎤 "Modifica el cliente once, cambia la zona a zona sur y agrega una nota que dice pendiente de cobro"

→ Modo Modificar con id_cliente CLI_0011, zona y notas actualizados.

💡 Recomendación: Usa voz cuando necesites crear o modificar contactos con muchos campos — es más rápido dictar todos los datos en un solo audio.

Cómo activarlo

Botón: Contacto → Crear Texto: /crear Voz: "Crea un nuevo contacto..."

Una vez activo, todos los mensajes se interpretan como datos del nuevo contacto. Puedes enviar la información en uno o varios mensajes.

Por voz: Dicta todos los datos de una sola vez. No necesitas indicar qué campo es cada cosa — el bot lo interpreta del contexto.

Por texto: Indica claramente qué campo envías para que el bot lo mapee correctamente:

negocio: Abarrotes Don Luis
contacto: Luis Martínez
teléfono: 8112345678
zona: Centro

Campos del contacto

Campo	Por voz	Por texto	Formato
Nombre del negocio	"el negocio se llama..."	`negocio: [nombre]`	Texto libre
Nombre del contacto	"el contacto es..."	`contacto: [nombre]`	Texto libre
Teléfono	"teléfono 81 1234 5678"	`teléfono: [número]`	10 dígitos
Contacto adicional	"segundo contacto..."	`contacto adicional: [nombre]`	Texto libre
Teléfono adicional	"su teléfono es..."	`teléfono adicional: [número]`	10 dígitos
Email	"su correo es..."	`email: [correo]`	correo@ejemplo.com
Zona / Ciudad	"zona centro"	`zona: [zona]`	Texto libre
Alias	"alias Don Lucho"	`alias: [alias]`	Texto libre
Tipo de contacto	"es un cliente activo"	`tipo: [tipo]`	Ver tabla abajo
Monto potencial	"monto potencial 5000"	`monto: [cantidad]`	Número en MXN
Próximo contacto	"próximo contacto el 15 de julio"	`próximo contacto: DD/MM/AAAA`	DD/MM/AAAA
Contacto automatizado	"programa seguimiento para el 20 de julio"	`programar: DD/MM/AAAA motivo: [motivo]`	Fecha + motivo
Reglas de automatización	"contactar cada 15 días"	`reglas auto: [regla]`	Texto libre
Notas	"anota que..."	`notas: [texto]`	Texto libre

Tipos de contacto válidos

Dices o escribes	Se guarda como
`activo`	`cliente_activo`
`potencial`	`cliente_potencial`
`por contactar`	`cliente_por_contactar`
`perdido`	`cliente_perdido`
(no se indica)	`cliente_potencial` (por defecto)

Campos de consignación

Campo	Cómo indicarlo	Formato
Consignación activa	"tiene consignación activa"	Sí / No
Monto de consignación	"consignación de 3000 pesos"	Número en MXN
Fecha de cobro	"fecha de cobro el 30 de julio"	DD/MM/AAAA
Status de consignación	"pendiente de cobro"	Ver tabla abajo
Notas de consignación	"nota: entregó 50 piezas"	Texto libre

Status de consignación válidos

Dices o escribes	Se guarda como
`pendiente de cobro`	`pendiente_cobro`
`pagado`	`pagado`
`pago parcial`	`pago_parcial`
`vencido`	`vencido`

Contenido multimedia

Mientras el modo Crear está activo, también puedes enviar:

📷 Fotos del negocio 📍 Ubicación en tiempo real 👤 Contacto de WhatsApp

Estos archivos se asocian al contacto que estás creando.

✅ Para terminar: Escribe o di Terminar cuando hayas enviado todos los datos.

Cómo activarlo

Botón: Contacto → Buscar Texto: /buscar [query] Voz: "Busca el contacto de..."

Una vez activo, cada mensaje se interpreta como un criterio de búsqueda. Puedes buscar por nombre del negocio, nombre del contacto, ID del cliente o cualquier texto parcial.

Ejemplo de conversación

Tú: /buscar
Bot: 🔎 Modo Buscar activo. Dime qué buscar.
Tú: Don Pedro
Bot: 🔎 Consultando: "Don Pedro"...
Tú: Abarrotes zona norte
Bot: 🔎 Consultando: "Abarrotes zona norte"...
Tú: Terminar
Bot: 🏠 Listo, regresé al inicio.

💡 Búsqueda directa: Si ya sabes qué buscar, inclúyelo en el comando: /buscar Don Pedro o 🎤 "Busca el contacto de la tienda El Faro"

Cómo activarlo

Texto: /modificar CLI_0011 Voz: "Modifica el cliente once..."

🔴 Importante: Necesitas el ID del cliente (CLI_XXXX). Si no lo conoces, primero usa Buscar para encontrarlo.

Una vez activo, cada mensaje se interpreta como cambios al contacto seleccionado. Puedes modificar cualquiera de los campos listados en Modo Crear.

Ejemplo por texto

Tú: /modificar CLI_0015
Bot: ✏️ Modo Modificar activo.
Tú: teléfono: 8198765432
Bot: ✏️ Recibí: teléfono: 8198765432
Tú: notas: visitado hoy, interesado en premium
Bot: ✏️ Recibí: notas: visitado hoy...
Tú: Terminar
Bot: 🏠 Listo, regresé al inicio.

Formato del ID de cliente

Dices	Se interpreta como
`cliente uno`	`CLI_0001`
`cliente once`	`CLI_0011`
`CLI_0015`	`CLI_0015`
`el cliente de id 23`	`CLI_0023`

Cómo activarlo

Botón: Modo Agente Texto: /agente Voz: "Activa modo agente..."

El modo agente tiene acceso a toda la información del CRM y puede analizar, consultar y modificar datos. Cada mensaje se interpreta como una instrucción para el agente.

Ejemplos de instrucciones

Instrucción	Qué hace
"¿Cuánto monto tengo en consignación en la zona centro?"	Suma y reporta consignaciones por zona
"¿Cuántos clientes tengo para visitar hoy?"	Consulta contactos programados para hoy
"Dame el resumen de clientes potenciales"	Lista clientes tipo `cliente_potencial`
"¿Cuáles consignaciones están vencidas?"	Filtra por status `vencido`
"¿Cuánto vendí esta semana?"	Analiza registros de la semana
"Actualiza el teléfono del cliente CLI_0005"	Modifica datos directamente

⚡ Activación directa con instrucción: Puedes activar el agente y dar la instrucción en el mismo mensaje: 🎤 "Activa modo agente, dime cuántos clientes tengo en zona norte con consignación activa"

Cómo activarlo

Botón: Ruta Texto: /ruta Voz: "Activa modo ruta" / "Arma la ruta de hoy"

El modo ruta ayuda a planificar las visitas del día. Cada mensaje se interpreta como instrucciones para armar o modificar la ruta.

Ejemplos de instrucciones

Instrucción	Qué hace
"Arma la ruta de hoy"	Genera la ruta con contactos programados para hoy
"Agrega al cliente CLI_0011 a la ruta"	Incluye un contacto adicional
"Optimiza el recorrido por zona"	Reordena visitas para minimizar traslados
"Quita a Don Pedro de la ruta"	Elimina un contacto de la planificación

Cuando activas cualquier modo, se inicia una sesión activa. Mientras esté activa, todos tus mensajes se procesan dentro de ese modo sin repetir el comando.

Duración: 15 minutos

La sesión permanece activa durante 15 minutos a partir de tu último mensaje. Cada mensaje reinicia el contador.

Situación	Qué pasa
Envías un mensaje dentro de los 15 min	Sesión sigue activa, el contador se reinicia
Pasan 15 min sin enviar nada	Sesión expira automáticamente
Escribes `Terminar` o `Salir`	Sesión se cierra inmediatamente

Si la sesión expira y envías un nuevo mensaje, el bot te trata como conversación nueva: saludo + botones del menú principal.

Cómo terminar manualmente

Escribe o di cualquiera de estas palabras:

Terminar Termine Finalizar Salir Inicio Regresar al inicio

Característica	Texto	Voz
Comandos slash (`/crear`, `/buscar`)	✅ Sí	❌ No aplica
Lenguaje natural	✅ Sí	✅ Sí
Datos del contacto en un solo mensaje	⚠️ Debes indicar campos	✅ La IA los extrae
Crear contacto completo de una vez	❌ Varios mensajes	✅ Todo en una nota de voz
Precisión de campos	✅ Alta (tú mapeas)	✅ Alta (la IA interpreta)
Velocidad	Más lento	Más rápido para datos complejos

💡 Recomendación: Usa voz para crear o modificar contactos con muchos campos. Usa texto para comandos rápidos o cuando necesites precisión exacta.

Acción	Botón	Texto	Voz
Iniciar	—	`Hola`	🎤 "Hola"
Opciones de contacto	Contacto	`contacto`	—
Crear contacto	Crear Contacto	`/crear`	🎤 "Crea un nuevo contacto..."
Buscar contacto	Buscar Contacto	`/buscar [query]`	🎤 "Busca el contacto..."
Modificar contacto	—	`/modificar [id]`	🎤 "Modifica el cliente..."
Modo Agente	Modo Agente	`/agente`	🎤 "Activa modo agente..."
Modo Ruta	Ruta	`/ruta`	🎤 "Activa modo ruta..."
Terminar sesión	—	`terminar`	🎤 "Terminar"
Ayuda	—	`ayuda`	—

Flujo de nodos en n8n

WhatsApp Trigger → ¿Es audio? → SÍ: Descargar Audio → Descargar Binario → Transcribe (Whisper) → Extract Fields → Normalizar → NO: Normalizar → Normalizar → Leer Sesión → Router → [Persistir Sesión + Switch] → kind=text → Enviar Texto (WhatsApp) → kind=buttons → Enviar Botones (Graph API) → kind=ai_buttons → Saludo IA (GPT-4o-mini) → Armar Payload → Enviar Botones

Tabla de sesiones

Campo	Tipo	Descripción
`wa_id`	string	Número de WhatsApp del usuario (match key)
`mode`	string	`crear`, `buscar`, `modificar`, `agente`, `ruta`, o vacío
`updated_at`	string (ISO)	Timestamp de la última interacción

Prioridad de procesamiento

#	Condición	Acción
1	terminar / salir / finalizar / inicio	Cierra la sesión
2	Botón `menu_contacto` o texto "contacto"	Submenú Crear/Buscar
3a	Intent de voz estructurado	Activa modo correspondiente
3b	Botón, slash, o lenguaje natural	Activa modo correspondiente
4	Sesión activa (< 15 min)	Procesa dentro del modo actual
5	Nada coincide	Saludo IA + botones principales

Estado actual

✅ Saludo inteligente con IA personalizado
✅ Navegación por botones interactivos
✅ Comandos slash (/crear, /buscar, /agente, /ruta, /modificar)
✅ Comandos por lenguaje natural (texto y voz)
✅ Transcripción de notas de voz con Whisper
✅ Extracción inteligente de campos desde voz
✅ Sesiones con timeout de 15 minutos
✅ Eco de confirmación del bot
🔜 Conexión al Google Sheet (lectura/escritura)
🔜 Búsqueda real con resultados interactivos
🔜 Creación y modificación real de contactos
🔜 Almacenamiento de fotos, ubicaciones y contactos
🔜 Agente de IA con acceso al Sheet
🔜 Planificación de rutas optimizadas

Suscríbete ahora.

Regístrate a nuestra newseletter para recibir las historias más interesantes del día directo en tu correo electrónico antes que cualquier persona

ENLACES RÁPIDOS

CATEGORÍAS

REDES SOCIALES

NOSOTROS

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore.